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在宅テレワーク の効率的な方法について

2020年6月17日にたちかわIT交流会で「在宅テレワークの効率的な方法について」というテーマで、講演をさせていただきました。(今回はこのような状況下ですので、Zoomでの会合となりました。)

せっかく気合い入れてスライド作ったので、本日はその様子をブログでご紹介します。

 

在宅テレワークの効率的な方法について、①バーチャルオフィス化、②コミュニケーションと集中、③見える化、④新しい営業方法、の4つをお伝えいたします。また、エーウイングは20代の多い30名程度の会社ですので、どの会社にもあてはまる方法ではないかもしれませんが、全社ではなく一部のコミュニケーションを必要とする部署のみで取り入れていただくなど、少しでもみなさまのヒントになれば幸いです。

 

バーチャルオフィス化

2020年4月初旬より現在まで、本社は6名体制を維持し、現在もほとんどのメンバーがテレワークで勤務しています。

2020年は30名の壁を乗り越え、同時に増床のために本物の壁もぶち破ることも視野に入れていました。

ところが新型コロナウイルスという誰も想像していなかった奴がやってきて、違う壁が出現しました。

この壁を乗り越えるべく、テレワークという新しい体制を強制的に作ることになりましたが、その時にメンバーに伝えた基本方針があります。

監視するような管理がしたいわけではないので、疑いでルールを作ることはしないと宣言しました。ですのでエーウイングでも当初は、朝礼や終礼、最低限のMTG時のみテレビ会議システムを使用する程度でした。しかし、テレワークを開始してみると、メンバーの方から、「メリハリが作りにくい。」「コミュニケーションを取りにくい。」「会社にいる感じを作りたい。」という声が出てきました。つまり、会社にいる時のようなコミュニケーションをどうやってとるかが、最初の課題となりました。

ちなみにテレワーク時のルール。まずは身だしなみ。メンバー同士のコミュニケーションはもちろん、クリエイティブでもお客様とのMTGも急に入る可能性もあります。また、メリハリを作る意味でも身だしなみには気を遣ってほしいと伝えました。また、カメラはオンを基本としました。これは、先輩経営者の方々のアドバイスによるものですが、最初に決めといた方が良いとのことで、そのままルールとしました。その代わり、部屋の中を見たいわけではないので、バーチャル背景はOKとしました。

曜日別の背景を用意しました。月火水木金の意味を感じる背景にすることで、今が何曜日なのか感じることができます。

オフィシャル背景も用意し、お客様とのMTGで活用しています。

終礼時には、大喜利背景を使って楽しんでいます。これも大切なコミュニケーション方法のひとつです。

エーウイングのテレワークプラットフォームはZoomを使っています。Zoomにはブレイクアウトルームという部屋を分割する仕組みがあります。さらにホストが全員を共同ホストに設定することで、ブレイクアウトした後に、自分の意思で部屋を行き来できることがわかりました。

こんな風に、ブレイクアウトルームを使って、バーチャルオフィスを作りました。

ちなみに、営業・サポート/クリエイティブにはIpadを使ってオフィスの様子が中継されています。これにより本社チームの雰囲気がわかると同時に、オフィスで働いている感覚を持つことができます。このように基本的には各部のお部屋でお仕事していますが、必要に応じて部署を行き来し、MTGが必要であれば会議室に移動します。会議室の名前には、飛行機好きな僕のアイデアで、東西南北の名前をつけました。大会議室もあります。

さらに、集中ルームを作りました。その名も「精神と時の部屋」です。集中したいときに入る部屋を作ったことは、とても良い効果がありました。

このシステムにより、圧倒的なコミュニケーション量となりました。朝礼・昼礼では、必要な情報を常に伝えたり、雑談タイムを行ったりしました。雑談タイムでもブレイクアウトルームのシステムは本来の機能を発揮し、ランダム設定によるグループ分けをして、様々なテーマでコミュニケーションをとることで、メンバーの新しい一面を知ることができました。

ちなみにチェアMTGというのは、リアルオフィスの時代に作られたルールで、10分程度のちょっとしたMTGは会議室ではなくメンバーの席付近で行うことから、チェアMTGと命名していました。テレワークでもエーウイングで行っていたことがそのまま再現できたのはよかったです。

 

見える化

見える化は、テレワークでより重要だと感じた取り組みと言えます。

新型コロナウイルスは、経済にも大きなダメージを与えています。エーウイングのメンバーに包み隠さず、現状を伝えることが必要だと考え、ウィークリーで見積もり金額や見積もり数を伝えています。セールスフォースを活用することで、ウィークリー情報は簡単にまとめることができました。

実際、エーウイングでは、新型コロナウイルス感染症が、自分たちの脅威と実感することになった3月ごろから、お問い合わせが急増しています。グラフから見て変わる通り、3月は目標を超え、4月も目標に近い数値で推移し、5月は目標の2倍、6月も2週間だけのデータで、すでに目標に届きそうな勢いを見せています。(2020年6月12日時点)僕たちは見積もりのことを、「打席に立つ」と呼んでいます。

こちらは、受注した瞬間の金額をグラフ化したもので、僕たちは「ヒットを打つ」と呼んでいます。エーウイングでは、受注してから納品するまで案件によって時差が発生します。また、月額運用や広告費などの長期的な売上は期が始まった段階や、売上が確定した月でセットされますので、こちらは実際の帳簿とは異なるグラフとなります。よりリアルタイムに受注に持ち込めた金額のみ表したものにまりますが、5月はやはり受注数は激減しました。しかし、6月は中旬の段階でほぼ目標通りに推移しています。(2020年6月12日時点)

このように、ポジティブ、ネガティブ、どちらの情報も見える形にしました。これまで営業チーム以外に、数値目標を課していませんでした。特に、工数と品質のバランスを求めることは、クリエイティブ業界にとって容易なことではないからです。しかし敢えて見える化したことで、共に戦う意識が生まれ始めました。

同様に、クリエイティブ側にも工数意識を強めました。エーウイングではスケジュール管理にBacklogを活用していましたが、BacklogのデータのAPI出力で工数データを抜き出し、メンバー単位で週間タスクをグラフとともに見える化しました。例えば月曜日上記のような状態であれば、週末に向けて数値がゼロになるか、終わらなければ翌週にスリップする項目が洗い出せます。スリップした項目については、なぜスリップしたのか振り返りを行い、週明けに最適なセッティングになっている状態を目指していきます。同時に、比較的手が空いている人も見えるようになりました。お互いの負荷がわかることで、助け合いが生まれるようになりました。

工数については現在進行中で改善を繰り返しています。工数と品質を考えることは簡単なことではありません。エーウイングは決して効率至上主義ではありません。工数も品質も、どちらも大切なことです。だからこれからも、一番良いやり方を考え続けます。

 

新しい営業方法

エーウイングでは、既存のお客様はもちろんのこと、新規のお客様とのオンラインによる商談数は激増しました。同時に、ウェブ経由のお問い合わせが増えました。ウェブ・動画の相談を中心に、ウェブ広告、デジタル展示会やウェビナー の相談も急増しています。

密になることができない今、リアル広告はウェブ広告に、飛び込み営業はメルマガに、展示会はデジタル展示会に、セミナーはウェビナーに、商談はオンライン商談に変換されています。この領域の悩み、課題を解決するひとつの方法がウェブなんだと思います。

現在多くの相談をいただいています。難しい課題が生まれた今、ウェブで解決しなければならないことが圧倒的に増えました。

だからこそ、エーウイングの社会的役割を強く感じています。

現在、多摩地域限定でウェブに関する無料相談会を行っております。

多摩地域をウェブの力でアップデートさせるべく、僕たちにできることをやっていきます。

苦しい状況に置かれても、課題を整理し戦略を練り直すことで、前に進めると考えています。

僕たちにできることがあるかもしれません。

多摩地域のウェブ担当、採用担当の方のお悩み、お気軽に僕たちにご相談ください。

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